alternative exchange

Synchronisation bi-directionnelle entre Visual-planning et Oulook

  Fonctionnalités
Validation de tâches
Paramétrage
Utilisation avec Visual_planning

Captures d'écrans

Prérequis techniques et Tarifs
Documentation PDF
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logiciel ressources et projets

autour de Visual-planning

Visual-planning
VPsynchro - Outlook
Pointeuse VPtimeClock
Autres intégrations avec Visual-planning

Nous intervenons en Conseil autour des problématiques d'intégration du planning d'entreprise dans votre système informatique

démonstration en ligne planning + outlook

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GESTION DES IMPUTATIONS DE TEMPS de travail par des utilisateurs nomades

Notification, validation de tâches et contrôle de l'avancement

Vous êtes responsable d'équipe et vous affectez des tâches à réaliser à des employés ou des sous-traitants qui peuvent être sur des sites distants. Pour contrôler l’éxécution du planning, vous devez enregistrer pour chaque tâche son état d’avancement. Vous attendez donc de chaque exécutant des actions de validation. Avec VPsynchro, vos employés peuvent entrer des états d’avancement directement dans le planning.

Gestion d'imputation des temps travaillés par des utilisateurs nomades

Pour les utilisateurs nomades (chefs d'équipes et commerciaux, exécutants distants) l’outil VPsynchro s'impose en complément de Visual-planning. Avec VPsynchro, ils contrôlent les tâches qui les concernent où qu'ils soient, directement via l'interface graphique, ou à travers l'outil calendrier de MS OUTLOOK. OUTLOOK est lui-même synchronisable avec la plupart des équipements mobiles types smart-phone ou PDA.

Avec VPsynchro, l'affectation d'une tâche à un employé se traduira par:

  • l'apparition dans son client Outlook d'un événement similaire à celui enregistré dans le planning
  • optionnellement, une notification par email de l'affectation à l'interressé,

Ce que les utilisateurs nomades peuvent gérer

  • accepter ou rejeter la tâche affectée en lui associant un code couleur ou une catégorie spéciale dans Outlook qui sera répercutée à la re-synchronisation vers Visual-Planning
  • affecter un état d'avancement aux evenements dans Outllook qui se traduira en statut de tâche dans Visual-planning (en retard,, en cours, réalisé en partie, réalisé à 100%)
  • Créer des barres d'imputation à un projet ou chantier de leurs temps de travail, comme par exemple des déplacements ou rendez-vous,
  • modifier tous les attributs de l'événement, dont les dates de début et de fin, les notes, les alarmes, et synchroniser le tout.
  • Mettre en évidence les tâches recettées ou facturables par une marque spécifique de couleur.

 

planning sur mobile

Partage de planning via les équipements mobiles

Partager des plannings de ressources et notifier la fin de tâche ou les report d'éxécution est nécessaire dans touts les secteurs d'activité:

  • Les clients ont besoin d’états réguliers d’avancement à comparer avec les dates butoirs prévues.
  • Les exécutants ont besoin de savoir quand il doivent intervenir sur le site du client.
  • Les chefs de projets doivent fournir à leurs gestionnaires des états d’avancement réguliers.
  • La direction doit informer l’équipe sur le terrain d’éventuels changements du planning.

VPsynchro vous en donne les moyens.

notification de tâche dans visualplanning

Gestion des catégories de tâches

Visual-Planning 4.4 et VPsynchro combinent temps et catégorisation des tâches pour vous aider à contrôler les coûts de vos projets et évaluer précisément leurs besoins en ressources.

  • Créez dynamiquement dans Visual-planning et dans Outlook les catégories d’événements qui correspondent aux imputation utilisés en interne par votre entreprise.
  • Assignez une valorisation, financière ou autre, aux tâches, en dépense ou en revenu, en heures ou jours d'exécution.
  • Spécifiez les valorisations en montants fixes ou proportionnels à l’utilisation de la ressource.
  • Visualisez précisément sur la durée voulue le flux de trésorerie ou les temps passés, en répartissant dans le planning les barres des tâches- On peut par exemple, prévoir les futures variations mensuelles des montants de valorisation.
  • Comparez les coûts ou les cumuls de temps constatés au fur et à mesure de l’avancement du projet avec ceux initialement prévus dans le planning original. Produisez des rapports montrant les variations constatées.
  • Modélisez différents scénarii (”qu’arrive-t-il, si...”) ,pour localiser les points de rupture et optimiser la gestion des ressources. Les résultats sont montrés dans des colonnes d'affichage dynamiques (les "totaux de contrôles" de Visual-planning).

 

Ci-dessous, un double clic sur la ligne d'une tâche fait apparaitre la fiche de propriétées, pour la mise à jour du statut des tâches dans le planning

VisualPlanning et VPsynchro permettent de partager les informations de planification en fonction des droits de chaque profil d'utilisateur (manager, chef d'équipe, exécutant, commercial) à tout moment et où qu'on se trouve.

 

 

 

VPsynchro a été conçu et réalisé par Client-vision, qui en assure la commercialisation et la maintenance.