Synchronisation bi-directionnelle entre Visual-planning et Oulook

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autour de Visual-planning

Visual-planning
VPsynchro - Outlook
Pointeuse VPtimeClock
Autres intégrations avec Visual-planning

Nous intervenons en Conseil autour des problématiques d'intégration du planning d'entreprise dans votre système informatique

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Synchroniser Visual planning et Outlook  selon vos propres règles

Le paramétrage de VPsynchro permet aux utilisateurs de choisir précisément les évènements à synchroniser et leurs attributs à transférer du planning vers Outlook et réciproquement. Il peut être appliqué à tout un groupe d'utilisateur, ou personnalisé pour un utilisateur de VPsynchro, à travers une interface graphique intuitive.

CHOIX DES EVENEMENTS A SYNCHRONISER

De Visual-Planning vers OUTLOOK
De OUTLOOK vers Visual-planning

Les évènements Visual-Planning (tâches, rendez-vous) seront synchronisés vers le client Outlook de la machine sur laquelle VPsynchro s'éxécute, que ce soit en connection par réseau local ou via Internet.

Créer une planification de tâches:

Planifiez des évènements à l’heure, à la journée, dans Visual-planning sur les lignes des ressources dont vous avez la charge (vous-même éventuellement),

Identifier les lignes synchronisables

Spécifiez quelle(s) ligne(s) du planning doi(ven)t être transférée(s) vers votre client Outlook,

Sélectionner les événements:

  • Déterminez quelles catégories d'évènements doivent être sélectionnées lors de la synchronisation vers Outlook.(par exemple les rendez_vous et les email, à l'exclusion de tout autre, et/ou les événements importants seulement)
  • Indiquez quelle information portée par les évènements Visual-planning doit être copiée dans les rendez-vous Outlook, et dans quel champ (par exemple, la note va dans le sujet, le nom du client dans le lieu Outlook)
  • Indiquez si vous voulez notifier par email les personnes concernées par l'évènement

Identifier la ligne de planning cible :

Les évenements importé depuis OUTLOOK seront créés ou mis à jour sur une unique ligne du planning, identifiée par un nom de ressource (par exemple vous-même).

Ce nom peut être fixé au paramétrage, ou bien déterminé par un login de l'utilisateur sur VPsynchro. Dans ce cas, l'utilisateur doit entrer un mot de passe qui est mémorisé dans les attributs de la ressource dont les événements sont à synchroniser avec son client Outlook. Ce login et ce mot de passe sont indépendants de tout login que l'utilisateur peut avoir pour accéder au planning.

Choisir les critères de synchronisation:

  • spécifier la catégorie et l'activité ('icone-modèle) à affecter à la création d'un événement,
  • établir une correspondance entre sujet, lieu, catégorie de rendez-vous et couleur Outllook, vers les champs de l'événement Visual-Planning
  • Créer ou non automatiquement des nouveaux types de catégories Visual-planning, en réponse à l'utilisation d'une nouvelle catégorie dans Outlook
  • Transférer ou non les alarmes
  • Interdire ou non la synchronisation en retour d'évenement Visual-planning initialement importés depuis Outlook.
  • Spécifier si les tâches créées sont obligatoirement sur des jours ouvrés
  • Avec la console de synchronisation de VPsynchro, visualisez les événements sélectionnés,
  • D'un clic,synchroniser vos rendez-vous et vos tâches pour la période choisie.Si Outlook est spécifié comme prioritaire, la synchronisation bi-directionnelle se fera d'abord dans le sens Outlook vers Visual_planning.

Identification par login

identification par login

Grâce au login (optionnel), des utilisateurs distants peuvent utiliser VPsynchro pour valider des tâches sur le planning, comme préalable à la facturation, par exemple.

 

Validation de tâches avec VPsynchro

Captures d'écrans VPsynchro

Autres "add-on" Visual-Planning

Testez VPsynchro sur un planning de démo Visual-Planning

 

 

 

 

paramètres d'exportation vers outlook

 

Un paramétrage basique peut-être créé en quelques clics et de façon sûre grâce à l'introspection des rubriques de votre planning Visual-Planning.