Synchronisation bi-directionnelle entre Visual-planning et Oulook

  Fonctionnalités
Validation de tâches
Paramétrage
Utilisation avec Visual_planning

Captures d'écrans

Prérequis techniques et Tarifs
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autour de Visual-planning

Visual-planning
VPsynchro - Outlook
Pointeuse VPtimeClock
Autres intégrations avec Visual-planning

Nous intervenons en Conseil autour des problématiques d'intégration du planning d'entreprise dans votre système informatique

Tel : (33) (0)1 41 39 88 30

 

 

FONCTIONNALITES DE VPsynchro-Outlook

Partager et contrôler à travers Outlook les tâches planifiées dans le planning d'entreprise.

planning avec outlook

VPsynchro est rapide, sûr, très simple à utiliser et ultra configurable.

VPsynchro est évaluable gratuitement avec Visual-planning.

VPsynchro est utilisable à travers le web comme sur un réseau local

interface avec visual planning

 

Une synchronisation mono ou bi-directionnelle

L'interface de paramétrage permet de spécifier les modes de fonctionnement adaptés aux besoins de l'utilisateur ou d'un groupe d'utilisateurs d'un planning. Choisissez la synchronisation de Visual-planning vers Outlook ou l'inverse, ou les deux.

La synchronisation des événements choisis

Le paramétrage permet de définir quels événement de Visual-planning et quels rendez-vous Outlook seront concernés par le synchronisation.

  • Date: la date de début permet d'exclure les événements trop lointains ou passés
  • Catégorie:on peut sélectionner les événements sur la base de leur catégorie Outlook ou de leur activité dans Visual-planning
  • Affectation: l'affectation a une équipe ou à un employé en particulier est un critère possible de filtrage
  • Privé: les événements privés de Outlook, ou marqués non-synchronisable dans Visual-planning ne seront pas synchronisés
  • import ou export: des règles différentes peuvent e^tre défini pour l'importation dans le planning ou l'exportation vers Outlook

Le paramétrage établi les correspondances entre les rubriques d'événements de Visual Planning et les caractéristiques des rendez-vous de MS Outlook.

  • Notes, sujet, lieu, catégorie pour Outlook,
  • Notes, activité, categorie, rubriques de la ligne du planning, de l'activité ou des formulaires d'événements pour Visual-planning

    Exemple

  • On peut spécifier que toutes les tâches de telle catégorie, sur les lignes des employés d'un même service sont synchronisables en exportation vers le calendrier Outlook du chef de groupe, identifié par son nom.

  • A l'inverse, on peut définir la ligne du chef de groupe, dans le planning, comme unique réceptacle aux rendez-vous qu'il aura créé dans Outlook, tandis que les rendez-vous créés sur d'autres lignes d'employés restent sur ces lignes.

Avec VPsynchro-Outlook, l'accès au planning par des employés distants ou nomades est simple :

Planifiez des tâches pour vous-même ou votre équipe grâce auux fonctionnalités avancées de Visual-Planning.

Communiquez via OUTLOOK leurs rendez-vous et leurs tâches à chacun des intéressés grâce à VPsynchro, en mode client-serveur LAN ou WEB

Visualisez dans Visual-planning les rendez-vous et les tâches transférés dans le planning de l'entreprise depuis les clients Outlook de chacun.

Contrôlez les statuts des tâches et les notes postées par les utilisateurs distants grâce à VPsynchro.

visualiser votre planning dans votre outlook

Cliquez l'image pour la visualiser plein écran

- L'utilisateur de Visual planning comme l'utilisateur de Outlook peuvent marquer certains événements comme non synchronisables.(rendez-vous privé de Outlook, tâches terminées ou marquées non synchronisables dans le planning)

- La création d'une nouvelle catégorie de rendez-vous dans Outlook pourra se traduire dans Visual-planning par la création d'une catégorie ou d'une activité de même nom.

- La duplication d'un événement dans Visual-Planning provoque dans Outlook la création du même nombre de rendez-vous distincts.

- Les modes de communication 'import' et 'export' peuvent être paramétrés et déclenchés indépendamment l'un de l'autre. La synchronisation est déclenchable via une console graphique , ou bien déclenchable avec un timer.

 

Ci-dessus, La symbologie des évenements peut-être paramétrée de façon à être identique dans Visual-Planning et dans Outlook..Les événements à.synchroniser sont sélectionnés par defaut à partir de la date du jour sur un mois.

Utilisation en réseau local ou WEB

Version réseau local : Le module VPynchro est installé et paramétré sur chaque poste sur lequel une synchronisation avec MS Outlook est requise.

Version Internet : le module VPsynchro est téléchargé dans sa dernière version sur le poste de l'utilisateur, depuis un serveur web installé sur un de vos serveurs accessibles via réseau IP. Le paramétrage est partagé par tous les utilisateurs qui n'ont pas fait un paramétrage personnel pour leur PC.

synchro temps réel pour visual planning

Vous accéder à Visual-Planning et à VPsynchro via votre navigateur Internet

 

Ajout de fonctionnalités spécifiques à votre besoin

Notre service développement est à votre disposition pour toute personnalisation de ce module VPsynchro, afin de répondre à des attentes 'métier' que vous auriez.